Qué reportes mandarle al propietario de un Airbnb que administras

Si administras casas de otras personas, ya conoces los mensajes. El dueño quiere saber si ya quedó la casa, cuánto lleva ganado el mes, quién llega el fin de semana y si su casa está libre en diciembre para ir con su familia. Y cuando algo se descompone, cuánto va a costar.

Cada pregunta se contesta en dos minutos. Lo pesado es que llegan a cualquier hora, de cada dueño, y la respuesta casi siempre está en otro lado: las fotos en el grupo de quien limpia, el dinero en Airbnb y las reparaciones en tu cabeza. Un administrador con el que hablamos nos contó que, cuando el dueño le pregunta si ya se limpió la alberca, le manda capturas de pantalla del grupo interno de operaciones.

Con un reporte que llega solo, el dueño tiene la respuesta antes de escribirte y pregunta mucho menos.

Después de cada salida, lo primero que el dueño quiere saber es si su casa ya está lista para el siguiente huésped, así que eso va primero, con la hora en que quedó.

Debajo van las fotos, por cuarto y en orden, en lugar de las 24 que te mandó quien limpia, revueltas entre audios. Arma un reporte por limpieza con la cocina, el baño y las recámaras, y agrega la lista de lo que se hizo: cambiar sábanas y toallas, reponer papel y jabón, sacar la basura y revisar que el aire enfríe. Si faltó algo, como dos toallas o un foco fundido, lo pones ahí mismo.

Las fotos tienen que llevar la hora en que se tomaron. Si un huésped dice después que el baño estaba sucio, esa foto es lo que tienes, y le sirve al dueño igual que a ti. Cómo armar ese reporte sin ir a la casa lo explicamos en nuestro artículo sobre revisar la limpieza sin ir.

Una vez al mes, el dueño quiere ver juntos lo que entró y lo que se gastó.

Si la casa está en Airbnb, lo que entró sale del Panel de ingresos. Desde la computadora entras a Hoy, luego a Menú y luego a Ingresos, filtras por el anuncio de esa casa y por las fechas del mes, y exportas un archivo CSV. Si el dueño prefiere algo que se lea sin Excel, en la misma sección puedes crear un informe personalizado con esas fechas y ese anuncio y descargarlo en PDF.

Si el anuncio está en tu cuenta y el dueño quiere verlo él mismo en Airbnb, puedes agregarlo como coanfitrión, pero fíjate en el permiso. Según la ayuda de Airbnb, solo el acceso completo deja ver el panel de ingresos, y ese mismo acceso también deja editar el calendario y los precios. Con acceso al calendario ve las fechas, sin poder cambiarlas y sin ver lo que se ganó.

Lo que se gastó es lo que más se discute. Mándale la lista de lo que se descompuso en su casa ese mes, con la foto de cada falla, quién la reportó y si ya quedó resuelta. Un administrador que también da mantenimiento nos lo dijo así en una llamada: para él, cada uno de esos reportes es dinero, porque un cambio de regadera o una plaga termina en una cotización para el dueño. Cómo llevar esa lista casa por casa está en nuestro artículo de mantenimiento preventivo.

Hay dueños que prefieren entrar a ver por su cuenta, a la hora que les acomode. Para ellos está el panel de anfitriones de Upbridge, donde cada dueño entra a su propio panel y ve su casa.

Ahí ve el reporte de cada limpieza, con las fotos de cada cuarto y las tareas que se hicieron. En el calendario ve quién llega y cuándo se limpia su casa, y también sus reservas. Si quiere unas noches para él, hace la reserva desde su panel en lugar de escribirte. Tú decides qué ve cada dueño.

Y si prefiere preguntar, le escribe por WhatsApp a Cleo, nuestra asistente de operaciones con IA. Cleo le contesta en ese mismo chat y le manda el reporte de la limpieza, así que el «¿ya quedó?» del domingo ya no te toca contestarlo a ti.

Escoge un formato y no lo cambies. Después de cada limpieza, mándale al dueño la hora en que quedó la casa, cuatro fotos fijas y lo que faltó. El día 1 le llega el informe de ingresos del mes en PDF, junto con la lista de fallas y en qué va cada una.

Cuando el dueño sabe que el reporte llega siempre el mismo día, pregunta mucho menos. Y cuando ya son varios dueños y armarlo a mano se te junta con todo lo demás, la página de abajo enseña cómo lo ve cada uno en su panel.

1. Airbnb, Centro de ayuda: Descarga tu informe de ingresos.
2. Airbnb, Centro de ayuda: Lo que pueden hacer los anfitriones (la tabla de permisos de los coanfitriones).

Escribió y revisó esta página. Las fuentes son públicas y están enlazadas arriba.